Dieser Vertrag regelt, wie die Halvic Labs GmbH («HALVIC») Personendaten im Auftrag ihrer Kundinnen und Kunden («Kundschaft») bearbeitet, wenn sie ALVIREQ für sie betreibt. Er ergänzt die Nutzungsbedingungen und erfüllt Art. 9 des Datenschutzgesetzes (DSG) sowie, soweit anwendbar, Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
1. Gegenstand und Dauer
HALVIC betreibt die ALVIREQ-Instanz der Kundschaft und bearbeitet dabei die Daten, die deren Personen darin speichern oder über verbundene Dienste abrufen. Der Vertrag gilt, solange HALVIC solche Daten bearbeitet, auch über das Ende des Abonnements hinaus bis zur Löschung.
2. Art und Zweck
Speichern, Abrufen, Durchsuchen und Weitergeben an das gewählte KI-Modell, um Antworten und Aufgaben der Personen zu erledigen; Sicherungskopien; Support auf Anfrage der Kundschaft.
3. Betroffene Personen und Daten
Personen der Kundschaft und Personen, deren Daten diese in ALVIREQ bearbeiten (zum Beispiel Kontakte, Kundinnen und Kunden, Lieferanten). Kontodaten, Inhalte von Unterhaltungen, Dateien, E-Mails, Termine, Buchungen aus Kontoauszügen und weitere Inhalte, die die Kundschaft bearbeitet. Besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet ALVIREQ nur, wenn die Kundschaft sie selbst eingibt.
4. Weisungen
HALVIC bearbeitet die Daten nur nach den Weisungen der Kundschaft, wie sie sich aus dem Vertrag und der Nutzung von ALVIREQ ergeben. Hält HALVIC eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie die Kundschaft.
5. Vertraulichkeit
Wer bei HALVIC Zugang zu Daten der Kundschaft hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. HALVIC liest Inhalte einer Instanz nur, wenn die Kundschaft es für den Support verlangt oder das Gesetz es vorschreibt.
6. Sicherheit
HALVIC trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen, die in der Sicherheitsübersicht beschrieben sind, und passt sie dem Stand der Technik an.
7. Unterauftragsverarbeiter
Die Kundschaft genehmigt die aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. HALVIC kündigt neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter mindestens 30 Tage im Voraus an; die Kundschaft kann aus wichtigem Grund widersprechen und, wenn keine Lösung gefunden wird, das Abonnement auf diesen Zeitpunkt kündigen. HALVIC verpflichtet ihre Unterauftragsverarbeiter auf gleichwertigen Datenschutz.
8. Bekanntgabe ins Ausland
Daten verlassen die Schweiz nur, wenn die Kundschaft einen Plan mit einem Modell ausserhalb der Schweiz wählt (Claude von Anthropic, USA), und für Kartenzahlungen. HALVIC stützt sich dabei auf geeignete Garantien gemäss Art. 16 DSG.
9. Unterstützung
HALVIC unterstützt die Kundschaft dabei, Anfragen betroffener Personen zu beantworten und ihre Pflichten zu Sicherheit, Meldungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen zu erfüllen, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
10. Verletzungen der Datensicherheit
HALVIC meldet der Kundschaft eine Verletzung der Datensicherheit, die deren Daten betrifft, ohne unangemessene Verzögerung, mit den Angaben, die sie für ihre eigene Meldung braucht.
11. Rückgabe und Löschung
Nach Vertragsende kann die Kundschaft ihre Daten während 30 Tagen exportieren. Danach löscht HALVIC die Instanz und ihre Daten; Sicherungskopien werden im regulären Zyklus überschrieben, sofern das Gesetz keine Aufbewahrung verlangt.
12. Kontrolle
HALVIC gibt der Kundschaft die Auskünfte, die sie braucht, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen. Prüfungen vor Ort sind nach Voranmeldung und auf Kosten der Kundschaft möglich.